La mise en oeuvre d’un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) n’est pas une finalité pour une organisation comme l’AFG. Toutefois, compte tenu de sa taille actuelle, et surtout de sa taille à venir, l’association AFG s’est sérieusement posée la question. Cette démarche s’inscrit dans le cadre de son projet associatif global visant à améliorer la qualité de service, augmenter la valeur ajoutée de la fonction RH tout en la fiabilisant, réduire les coûts des fonctions support et garantir les transformations et évolutions.

Les enjeux sont de taille compte tenu de la vocation de l’AFG dont le modèle orienté « service » au profit des personnes accueillies, se fonde sur une fonction Ressources Humaines fondamentale, tant en termes de quantité, de qualité, que de coût financier.

L’outil n’est que le support de la fonction, et le mettre en place ou améliorer l’existant s’inscrit dans un projet plus vaste touchant les processus, l’organisation, la culture et le modèle associatif lui-même.

Le but est double et doit permettre à la fois de centraliser ce qui doit l’être (politique de rémunération des professionnels de l’AFG, suivi financier et contrôle budgétaire, ...) et de décentraliser le reste. Si un modèle décentralisé tend à respecter des cultures et pratiques distinctes pour des raisons liées à ses activités, à des contraintes de réactivité ou d’exigences locales, un modèle centralisé impose le partage d’une culture commune, celle de l’AFG, la standardisation d’une partie de ses processus et l’harmonisation de règles et pratiques. Tout ceci contribue à avoir un ensemble cohérent et efficace.

Dans un tel modèle, le système d’informations s’impose comme nécessaire puisqu’il porte la mise en place de référentiels communs et permet de simplifier et d’automatiser les flux et la gestion des données. Dès lors, tout projet d’organisation intègre une dimension « outil » dans sa déclinaison opérationnelle, et de nombreuses réorganisations sont lancées sur la base d’une première « brique » de mise en place d’un SIRH commun fédérateur et la définition de règles et de référentiels communs. C’est pourquoi, chaque acteur de l’organisation de l’AFG doit agir activement et adhérer au processus global pour garantir la finalité de l’AFG édictée dans son projet associatif et dans lequel « la gestion n’est qu’un moyen, la qualité de la prise en charge est l’objectif ».

Réussir le projet de mise en place de son SIRH impose pour l’AFG de connaître et bien identifier en amont les enjeux de transformation attendus et les niveaux d’harmonisation requis sur le périmètre concerné. C’est pourquoi l’AFG attend une participation active de ses équipes et va aller chercher des compétences extérieures, en étant aidée en cela par son conseiller technique bénévole, spécialiste des systèmes d’information, Sébastien MAS, Directeur de projets business intelligence chez MICROPOLE.

AFG est une organisation en plein mouvement et en pleine croissance. Ses systèmes d’informations doivent être développés dans une approche modulaire et évolutive pour répondre aux enjeux de déploiement et d’intégration de nouvelles entités (regroupements associatifs par transferts de gestion de services qui rejoindront AFG) ou création de nouvelles entités ou activités dans le cadre des appels à projets qui seraient favorables à l’AFG. Il ne s’agit plus de considérer le système d’informations comme la colonne vertébrale de l’organisation mais bien comme le système nerveux nécessaire à son développement et à sa pérennité.

La complexité pour que cet outil SIRH soit une réussite et apporte ce qui en est attendu, nous amène à analyser l’organisation et le fonctionnement de l’AFG dans sa globalité portant de manière indissociable sur les processus et leur finalité, l’organisation, les systèmes et bien sûr l’humain, in fine au coeur de la mise en oeuvre de l’outil.

La mise en oeuvre d’un SIRH AFG est un objectif qui a été préparé et réfléchi, tout particulièrement en 2010, et qui s’inscrit dans les objectifs 2011 et 2012.